Comprendre la séparation des tâches (SoD)

La séparation des tâches (SoD), également appelée « répartition des tâches », est un principe de sécurité utilisé par les entreprises pour prévenir la fraude et les erreurs. De ce fait, la SoD est un élément essentiel de nombreuses obligations réglementaires telles que la loi Sarbanes-Oxley et la loi Gramm-Leach-Bliley. Cependant, l’augmentation du nombre de systèmes utilisés par les entreprises pour gérer leurs activités a rendu difficile dans le meilleur des cas, voire impossible, la mise en place, la maintenance et la surveillance des politiques SoD. Apprenez comment la mise en œuvre de contrôles SoD adéquats peut réduire les risques, améliorer la conformité et accroître l’efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que la séparation des tâches (SoD) ?

La séparation des tâches est un contrôle interne qui s’appuie sur les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) pour prévenir les erreurs. Dans le cadre de la SoD, différentes identités d’utilisateurs (qu’elles soient individuelles, d’équipe ou tierces) ont des rôles distincts qui sont chacun associés à des tâches individuelles dans un flux de travail transactionnel. On peut citer comme exemple courant le cas où des personnes manipulent de l’argent, et où il existe des équipes distinctes pour recevoir les fonds provenant des fournisseurs et pour distribuer les fonds aux fournisseurs. En répartissant ces tâches entre deux équipes différentes, les entreprises peuvent éviter qu’une des parties prenantes ne commette un acte frauduleux et minimiser ainsi le risque de délit.

Qu’est-ce qu’une politique de séparation des tâches ?

Les politiques SoD correspondent aux processus, lignes directrices et/ou règles créés par une entreprise afin de garantir que des contrôles de sécurité sont en place, tout en équilibrant l’efficacité opérationnelle et les coûts. Auparavant, les entreprises devaient créer et gérer manuellement ces politiques et réaliser ensuite des audits manuels de ces dernières pour en assurer la conformité. De ce fait, les politiques SoD étaient souvent obsolètes et inexactes, et les employés passaient de plus en plus de temps à essayer de les maintenir et de les corriger. Aujourd’hui, des outils existent qui permettent aux entreprises de créer, maintenir et auditer facilement les politiques SoD en faisant appel à l’automatisation et à l’analytique.

Qu’est-ce qu’une violation de SoD ?

Si un utilisateur abuse de l’accès qui lui a été accordé en effectuant des actions interdites par une politique de l’entreprise ou les réglementations sectorielles, il s’agit alors d’une violation. Cependant, les violations se produisent techniquement lorsqu’un utilisateur parvient à contrôler plus d’une étape d’un flux de travail sans y être autorisé. Il peut s’agir, entre autres choses, de la possibilité d’effectuer à la fois la configuration du compte de l’acheteur et la saisie des factures des fournisseurs, le rapprochement des comptes bancaires et l’approbation des paiements des fournisseurs, ou encore la commande de produits et l’inventaire comptable. Lorsqu’elle est appliquée correctement, la SoD fait appel à des contrôles internes pour prévenir ces conflits d’intérêts et améliorer la sécurité et la conformité.

Pourquoi la SoD est-elle importante pour la conformité ?

La séparation des tâches (SoD) améliore intrinsèquement la conformité, en ce qu’elle supprime la possibilité d’un contrôle par une source unique et encourage l’évaluation des processus internes. En limitant l’accès de chaque utilisateur au strict nécessaire, les entreprises peuvent mieux atténuer les risques. Bien entendu, ce processus peut rapidement se compliquer, notamment en ce qui concerne l’attribution des rôles. C’est pourquoi les entreprises devraient créer un ensemble de rôles standard pour chaque type d’activité (par exemple, comptabilité, gestion, etc.) et ne pas se disperser. La SoD vous permet également de détecter et de traiter les violations à un stade précoce, y compris celles concernant des pratiques spécifiques, telles que la loi SOX ou le règlement RGPD, afin d’éviter des problèmes plus graves à l’avenir.  Enfin, il est essentiel de procéder à des audits permanents pour une mise en œuvre efficace. Grâce aux outils logiciels et aux processus appropriés, tels que l’analyse des risques SoD et les contrôles d’audit détaillés, les entreprises peuvent anticiper les éventuelles violations et identifier les violations passées inaperçues, de manière rapide et efficace.

Découvrez comment la gestion des politiques SoD permet de prévenir les conflits d’intérêts, d’élaborer et d’appliquer des politiques personnalisées dans toutes les applications et de répondre aux besoins de conformité de votre entreprise.