¿Qué es la regulación de datos?

La regulación de datos es un método vital para gestionar los datos a lo largo de toda su existencia, desde su recopilación hasta su utilización y disposición final, de forma que respalden, beneficien y protejan la empresa que está en constante evolución. La capacidad de las organizaciones de adquirir grandes cantidades de datos dispares significa que también necesitan principios para maximizar la utilidad, mitigar las amenazas y reducir los costos relacionados con esa información. Las apuestas asociadas a una regulación de datos eficaz siguen aumentando debido a la dependencia de datos de calidad de tecnologías como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA), así como las transformaciones digitales en evolución, a medida que las empresas crecen y escalan.

Independientemente del sector, la regulación de datos influye en si los datos respaldan las iniciativas estratégicas de la empresa, los objetivos de la organización y las partes interesadas en áreas como la seguridad, el cumplimiento normativo, la gestión de la cadena de suministro, las finanzas, las adquisiciones, el marketing, las ventas y muchas más, y cómo lo hacen. No obstante, ¿qué es exactamente la regulación de datos?

Definición de la regulación de datos

La regulación de datos es un conjunto de actividades que la empresa lleva a cabo para garantizar que los datos son fiables, confidenciales, accesibles y funcionales. Comprende los procedimientos que las organizaciones deben llevar a cabo, los procesos que deben habilitar y la tecnología que respalda sus esfuerzos. Para que la regulación de datos tenga éxito, la empresa debe desarrollar políticas de datos, requisitos internos que especifiquen cómo se recopilan, se gestionan, se almacenan y se eliminan los datos, y establecer métricas que evalúen la eficacia de su programa de regulación de datos.

La regulación de datos especifica los tipos de datos que deben gestionarse y qué personas, aplicaciones y tecnologías pueden acceder a ellos. Numerosos factores externos e internos, como los requisitos de cumplimiento normativo, las normas del sector, las agencias gubernamentales, así como las metas y objetivos de la organización influyen en estas políticas. Para establecer la regulación de los datos, las organizaciones deben responder preguntas como:

• ¿Sobre qué datos se puede actuar?
• ¿Quién puede actuar sobre estos datos?
• ¿Qué acciones pueden realizar estas entidades (empleados, terceros, aplicaciones y dispositivos)?
• ¿En qué circunstancias estas entidades pueden actuar sobre estos datos?
• ¿Qué métodos pueden utilizarse para llevar a cabo estas acciones?

Garantizar la integridad, privacidad y seguridad al tiempo que se posibilita la calidad, disponibilidad y usabilidad de los datos estructurados y no estructurados requiere que el programa de regulación de datos de la empresa se base en un proceso eficaz para la toma de decisiones. La organización debe tomar muchas decisiones en términos de priorización de inversiones, asignación de recursos e indicadores clave de rendimiento (KPI) para utilizar adecuadamente los datos con el fin de impulsar las iniciativas empresariales.

La empresa debe tener en cuenta todo el ciclo de vida de sus datos cuando se trata de la regulación de datos, con atención a los grandes datos, la transformación digital y la ampliación de la inteligencia empresarial como impulsores clave.

Los objetivos adicionales relacionados con la regulación de datos incluyen:

• Planificar y gestionar volúmenes de datos cada vez mayores
• Facilitar el acceso a los datos para respaldar los flujos de trabajo
• Reducir los silos de datos para aumentar la eficiencia
• Implementar políticas para los datos procedentes de nuevas fuentes, como dispositivos, interfaces de programación de aplicaciones e Internet de las cosas (IoT)
• Mejorar el proceso de auditoría al tiempo que se optimiza el cumplimiento de la normativa

La organización se beneficiará de conocimientos cada vez más valiosos a medida que continúe mejorando la calidad, la seguridad y la accesibilidad de los datos con una regulación de datos sólida.

Beneficios de la regulación de datos

La regulación de datos permite una visibilidad centralizada y fiable de los datos de la empresa. Otras ventajas de la regulación de datos son:

• Datos de mejor calidad, confianza de los usuarios en esos datos y una comprensión compartida de esos datos a través de la regulación de datos que genera una fuente única de la verdad en toda la organización
• Mejora de la calidad de las decisiones y los resultados para la empresa, de forma más oportuna, con las partes interesadas capaces de acceder a los datos que necesitan para sacar el máximo rendimiento a las oportunidades y construir mejores relaciones
• Análisis de datos enriquecidos, con mayores oportunidades para la inteligencia empresarial, el aprendizaje automático y otras iniciativas avanzadas de datos
• Disminución de costos, ya que los recursos de datos se gestionan de forma más eficiente, con menos residuos derivados de conclusiones extraídas de datos erróneos u obsoletos, junto con menos silos
• Mejora del cumplimiento normativo, no solo mediante la prevención de sanciones y riesgos relacionados con el incumplimiento normativo, sino también con una mejor gestión de los datos, auditorías más sencillas e información proactiva sobre las próximas exigencias normativas
• a href=”https://www.sailpoint.com/solutions/mitigate-cyber-risk/”>Reducción de los riesgos cibernéticos mediante la disminución de la exposición a usuarios no autorizados, amenazas internas y violaciones de datos
• Una reputación positiva gracias a la gestión adecuada de los datos confidenciales dentro del sector de la empresa y entre accionistas, clientes y proveedores

La empresa prospera cuando dispone de datos precisos, fiables y dignos de confianza, lo que puede conseguirse con una regulación de datos eficaz

Regulación de datos en la nube

A medida que la empresa sigue migrando hacia la nube, surgen preguntas sobre cómo debe evolucionar y ampliarse la regulación de datos. Las consideraciones incluyen:

• Migración de datos: La migración en sí requiere un proceso de regulación de datos que posibilite la eficiencia y la seguridad
• Seguridad de los datos: Proteger los datos de la exposición a amenazas, garantizar el cumplimiento de las obligaciones de privacidad y confidencialidad, y comunicar garantías a las partes interesadas
• Visibilidad de los datos: Permitir a las partes interesadas acceder a los datos y controlarlos en toda la organización según sea necesario en todos los niveles, desde la toma de decisiones empresariales estratégicas hasta la optimización de los flujos de trabajo
• Proliferación de datos: Beneficiarse de la flexibilidad de la nube al tiempo que se reduce el impacto de una cantidad menor de controles en un entorno descentralizado
• Cumplimiento normativo: Garantizar que el proveedor de la nube se ajuste a las normas y requisitos legales, y apoye a la empresa en relación con especificaciones como dónde deben residir los datos

Por qué es útil la regulación de datos

La regulación de datos es necesario por muchas razones. Sin embargo, más allá del cumplimiento de los requisitos obligatorios, la regulación de datos es útil para la empresa de varias maneras, entre ellas:

• Información sobre los datos de los clientes para el servicio, las renovaciones, las ventas cruzadas y las ventas adicionales
• Datos de productos, incluidos el comportamiento y el uso de los usuarios, que permiten actualizar el diseño de los productos
• Información de ventas y marketing para la habilitación y la optimización
• Integraciones que optimizan los flujos de trabajo, permiten la eficiencia y ofrecen información sobre cómo interactúan entre sí las distintas funciones de la organización
• Disponibilidad de datos en tiempo real para realizar cambios tácticos rápidos cuando sea necesario
• Un sistema de archivo y eliminación de datos que aproveche al máximo los recursos de la organización

Qué no es la gobernanza de datos

Dado que hay muchos procesos, prácticas y procedimientos asociados a la regulación de datos, es fácil confundirla con otros conceptos relacionados con los datos, como la privacidad de datos, la calidad de datos, el almacenamiento de datos, la custodia de datos, la gestión de datos y la gestión de datos maestros.

Regulación de datos frente a privacidad de datos

La privacidad de los datos forma parte de la regulación de datos, pero la regulación abarca más que la privacidad. Implementar procesos en torno a la privacidad de los datos en todo el programa de regulación le permite a la empresa identificar qué datos posee, dónde se guardan y cómo se utilizan.

Regulación de datos frente a calidad de datos

La calidad de los datos define hasta qué punto los datos son correctos, completos y fiables en función de los requisitos de la empresa. La regulación de datos es la práctica de la gestión, el control y la creación de políticas en relación con los recursos de datos.

Regulación de datos frente a almacenamiento de datos

Las organizaciones que utilizan un depósito central para el almacenamiento de datos y que establecen mecanismos para recuperar y gestionar esos datos están en el camino hacia una regulación de datos eficaz, aunque el almacenamiento de datos por sí mismo no es regulación de datos.

Regulación de datos frente a custodia de datos

La custodia de datos es el aspecto de la regulación de datos que aborda los procedimientos, pero no la estrategia, las funciones, las políticas ni los procesos. La custodia implica la interpretación y ejecución de políticas y procesos, en contraposición a su creación o desarrollo, para garantizar que los datos son precisos y accesibles para las partes adecuadas. La regulación de datos posibilita el hecho de asignar a las personas correctas la función de administradores de datos.

Regulación de datos frente a gestión de datos

La regulación de datos es la base de la gestión de datos, que describe la administración de los requisitos del ciclo de vida completo de los datos de la empresa. La gestión de datos implementa políticas de regulación de datos para recopilar y utilizar datos con el fin de tomar decisiones empresariales.

Regulación de datos frente a gestión de datos maestros

Aunque una gestión de datos maestros (MDM) eficaz requiere una buena regulación de datos, la MDM va más allá de la regulación. Hace hincapié en la identificación de las entidades clave de la empresa, como proveedores, clientes y productos, y en el aumento del valor derivado de esos datos. El programa de regulación de datos describe cada entidad clave y sus políticas de datos asociadas.

Herramientas de la regulación de datos

La empresa debe tener en cuenta muchas cosas cuando se trata de herramientas de regulación de datos que impulsarán el mejor enfoque de regulación de datos. Entre ellas se incluyen:

• Escalabilidad que permite centrarse en la alineación de la estrategia y respalda las iniciativas de regulación de datos en todas las unidades de negocio
• Aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA) para enriquecer la toma de decisiones y perfeccionar el rendimiento de las aplicaciones
• Plataformas basadas en la nube para evitar los gastos generales adicionales en relación con los servidores locales
• Integración rápida y económica en plataformas actuales con seguimiento de canales de datos
• Funciones de descubrimiento, elaboración de informes y evaluación comparativa para recopilar y analizar los datos de la organización
• Capacidades de calidad de datos para su verificación, limpieza y mejora
• Funciones de control de datos para la evaluación y el mantenimiento
• Documentación de datos, incluido el desarrollo de metadatos (fuente, fecha, tipo y etiquetas)
• Tecnología de custodia de datos de autoservicio para el perfilado de datos y la supervisión de la ejecución de las políticas de regulación de datos de la organización
• Retención, archivo y eliminación automatizados de datos para gestionar el riesgo y generar rentabilidad
• Capacidades de gestión de contenidos para digitalizar documentos e incorporar los contenidos adecuados a las operaciones y los sistemas

Objetivos de la regulación de datos

Los objetivos de la regulación de datos deben definirse en todos los niveles de la empresa para que todas las partes interesadas y los miembros del equipo sepan cómo poner de su parte para alcanzarlos. Los objetivos pueden ser:

• Mayor coherencia en los datos utilizados para la toma de decisiones
• Maximización de la generación de ingresos y reducción de costos
• Establecimiento bases de referencia para generar métricas clave y respaldar la mejora continua
• Mejora de la seguridad y la calidad de los datos mediante una rendición de cuentas clara
• Claridad para todas las partes interesadas en relación con las políticas de distribución de datos, así como la forma en que la propiedad de los datos influye en su valor
• Gestión de metadatos para controlar la recopilación y el uso de los datos
• Mejora de la planificación y la eficacia de los equipos, con menos fricciones y revisiones
• Reducción del riesgo de incumplimiento de la normativa y de las sanciones y multas asociadas

Funciones de la regulación de datos

Como se mencionó anteriormente, la regulación de datos implica a toda la empresa. Sin embargo, como ocurre con cualquier iniciativa, determinadas funciones son fundamentales para garantizar la correcta ejecución, la elaboración de informes y el perfeccionamiento del programa de regulación de datos. Algunas de las funciones más importantes son:

• Responsables del gobierno de datos maestros: Las personas que desempeñan esta función supervisan el diseño, la ejecución y el mantenimiento del control y la regulación de los datos maestros en toda la empresa.
• Administradores de datos: Los administradores de datos garantizan que las normas y políticas de datos se cumplan a diario. Suelen ser expertos reconocidos en entidades y atributos de datos, y recomiendan mejoras en los procesos de regulación de datos.
• Arquitectos de soluciones y regulación de datos: Estos miembros del equipo dirigen el diseño y aplicaciones de soluciones.
• Custodios de datos: Los custodios de datos permiten la incorporación, el mantenimiento y el cierre de los recursos de datos.
• Propietarios de datos: Los propietarios de datos están facultados para tomar e implementar decisiones en toda la empresa. Son los responsables últimos de los datos como recurso.
• Analistas de datos: Los miembros del equipo que desempeñan este papel utilizan el análisis para identificar tendencias y elaborar informes.
• Estrategas de datos: Estos miembros del equipo contribuyen mediante la creación e implementación de planes basados en tendencias detectadas a través de los análisis.
• Especialistas en cumplimiento normativo: Las personas que desempeñan esta función gestionan el cumplimiento de las normas y reglamentos obligatorios.

A menudo se establece un comité de regulación de datos que incluye algunas o todas estas funciones en relación con áreas significativas de la empresa para gestionar las normas y políticas, y abordar los problemas crecientes.

Marcos de la regulación de datos

Los datos son un activo digital que determina el éxito de la empresa y su utilización adecuada depende de un marco de regulación de datos apropiado. El marco de regulación de datos debe apoyar a la organización y sus estrategias, metas y objetivos, así como los programas de cumplimiento normativo y los protocolos del sector.

El marco de la regulación de datos también debe supervisar las normas de datos, especificar las funciones y responsabilidades esenciales y establecer los entregables para todas las funciones. El mejor modelo operativo permitirá que el marco se integre a la perfección en las actividades empresariales diarias.

El marco de regulación de datos debe incluir:

• Un modelo de datos que defina el flujo de datos: entradas, consideraciones de almacenamiento y salidas
• Directrices, políticas, prácticas, métodos y procedimientos que se apliquen al modelo de datos
• La estructura organizativa y las responsabilidades
• Un alcance completo de los datos relevantes y los resultados esperados una vez que se implemente el marco de regulación de datos
• Un proceso de categorización y distribución de datos con canales definidos, especialmente para los datos confidenciales
• Un plan de medición y elaboración de informes con parámetros que generen información útil para perfeccionar el marco de regulación de datos

Buenas prácticas de la regulación de datos

Entre las buenas prácticas de la regulación de datos se encuentran:

• Desarrollar un caso de negocio para la regulación de datos que pueda compartirse con el fin de apoyar el programa; explicar la necesidad (incluido el cumplimiento normativo), los beneficios y los recursos necesarios, así como los riesgos y costos potenciales asociados a la no implementación del programa.
• Seleccionar un patrocinador ejecutivo que divulgue el programa de regulación de datos y lo mantenga en marcha. Esta persona demostrará el enfoque preferido del programa, gestionará las responsabilidades de los miembros del equipo y responderá las preguntas sobre procedimientos.
• Evitar tratar la regulación de datos como un proyecto. Se trata de una práctica en constante evolución que requiere un patrocinador ejecutivo y recursos continuos para seguir el ritmo de los cambios rápidos en las condiciones del mercado y las normativas.
• Al igual que con cualquier iniciativa, establecer bases de referencia y, luego, fijar objetivos específicos, mensurables y procesables. Compartir los informes con las partes interesadas pertinentes y esforzarse por conseguir mejoras iterativas y continuas.
• Asegurarse de que la documentación incluya terminología normalizada y divulgar estas definiciones en toda la empresa para que todos conozcan y utilicen el mismo lenguaje en relación con la regulación de datos.
• Mantener abiertas las líneas de comunicación, no solo con los miembros internos del equipo, sino también con los socios, proveedores y clientes. Es más probable que las partes interesadas se adapten a los requisitos de regulación de datos cuando entiendan y aprecien el programa y dispongan de un recurso que responda sus preguntas.

La regulación de datos acelera el crecimiento de la empresa

La empresa posee enormes cantidades de datos sobre clientes, proveedores, miembros de su equipo, proveedores externos y contratistas, entre otros. La importancia de esta información es igualmente enorme cuando se utiliza para mejorar el conocimiento de la organización, su sector y mercado, y sus clientes y clientes potenciales. La regulación de datos posibilita esta capacidad al tiempo que garantiza la calidad, fiabilidad, acceso, privacidad y seguridad de los datos.

Adaptar los datos a su propósito adecuado proporciona a la empresa una mayor confianza con respecto a la calidad de sus decisiones empresariales. Ser capaz de confiar en sus datos a la vez que se cumplen los requisitos normativos y se disminuye el riesgo de los datos es un activo enorme para cualquier organización en un entorno en el que muchos de sus competidores luchan por hacerlo.

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